Avoir une liste de hacks Google Docs à portée de main est un moyen sûr de vous faciliter la vie et de gagner des points bonus au bureau.

Vous vous souvenez de Clippy, l’assistant de bureau trombone aux yeux écarquillés de Microsoft Word ? Bien sûr, ses tentatives acharnées de dépannage étaient généralement plus ennuyeuses qu’utiles, mais il avait toujours de bonnes intentions. Après tout, tout le monde aime un bon hack.

Cependant, les traitements de texte basés sur le Web sont le nom du jeu en 2018. Nous avons compilé une liste des raccourcis et des hacks les plus essentiels qui vous transformeront en une meilleure version en direct de Clippy, mais pour Google Docs.

Installer

1. Utilisez des modèles

Vous détestez regarder une page blanche ? Battez le Writer’s Block en parcourant Google galerie de modèles.

Tout, des propositions de projet aux calendriers, factures, calendriers et lettres commerciales, peut être trouvé dans une variété de formats prêts à l’emploi. Et si votre équipe marketing utilise régulièrement un certain formulaire, vous pouvez créez votre propre modèle et ajoutez-le à la galerie pour une utilisation rapide.

2. Ajoutez à votre bibliothèque de polices

La plupart des entreprises utilisent des polices de caractères spéciales qui ne sont pas toujours facilement disponibles dans le menu déroulant des polices. Vous pouvez en ajouter d’autres en cliquant sur le menu des polices, en sélectionnant « plus de polices » et en recherchant celle que vous recherchez.

3. Configurer des raccourcis personnalisés

Cliquez sur Outils puis Préférences pour gérer vos raccourcis de style.

Par exemple, si vous utilisez souvent le symbole du droit d’auteur et de la marque, vous pouvez leur créer un raccourci de votre choix.

Vous pouvez également désactiver la fonctionnalité qui met automatiquement les mots en majuscule, ce qui est particulièrement utile si vous écrivez sur des entreprises ou des produits dont l’orthographe et la ponctuation sont bizarres.

4. Ajustez le dictionnaire

Certaines industries ont un jargon qui n’a pas été intégré au dictionnaire Google Docs. Pour ceux qui en ont marre de voir la ligne rouge redoutée sous les mots ou d’appuyer trop souvent sur « Ignorer » pendant la vérification orthographique, accédez à Outils, Dictionnaire personnel et ajoutez les mots de votre choix.

5. Vérifiez les paramètres de notification

Avant que votre boîte de réception ne soit encombrée de notifications Google Doc de collaborateurs, cliquez sur l’icône de bulle de commentaire dans le coin supérieur droit, sélectionnez Notifications et modifiez à votre guise.

6. Ajustez les paramètres de confidentialité et de partage

Si vous travaillez sur du matériel sensible ou confidentiel, vous devez revérifier les autorisations de confidentialité sur votre fichier. Cliquez sur Partager en haut à droite, sélectionnez Partager avec d’autres, puis cliquez sur Avancé. À partir de là, vous pouvez contrôler qui peut ou non partager, télécharger, imprimer, copier, modifier ou modifier l’accès à votre fichier.

Composition

7. Utilisez les raccourcis clavier

Les raccourcis font gagner beaucoup de temps et Google Docs en a beaucoup. Vous pouvez trouver tous les raccourcis clavier dans le menu déroulant Aide, ou en utilisant ce raccourci pratique : ⌘/.

Voici un aide-mémoire rapide de nos favoris :

⌘+B = Gras
⌘+I = Italique
⌘+U = Souligné
⌘+ = Effacer le formatage
+F = Trouver
⌘+K = Ajouter un lien hypertexte
⌘+Option+M= Ajouter un commentaire
Ctrl+Option+I = Ouvrir le menu Insertion
⌘+Maj+S = Démarrer la saisie vocale
⌘+Option+C = Copier le formatage
⌘ + Option + Maj + h = Ouvrir l’historique des révisions
⌘ + Option + Maj + I = Ouvrir l’outil Explorer
Double-clic = Sélectionner le mot
Triple clic = Sélectionner le paragraphe

8. Dictez votre document

Si vous n’êtes pas en mesure de taper, ou si vous avez toujours rêvé de dicter (honnêtement, qui ne l’a pas fait ?), vous pouvez activer la saisie vocale depuis le Menu Outils, ou en utilisant le raccourci ⌘+Maj+S.

N’oubliez pas de donner des commandes de ponctuation telles que « point », « nouvelle ligne » ou « nouveau paragraphe ».

9. Configurer pour Word

Pour ceux qui utilisent le navigateur Google Chrome et sont plus à l’aise avec Microsoft Word, vous pouvez installer le Extension Office Editing for Docs Sheets and Slides. Une fois installé, assurez-vous simplement que le mode de compatibilité Office est activé à partir du Menu Fichier.

10. Accédez à votre document hors ligne

Vous pouvez continuer à travailler sur votre Google Doc en déplacement ou dans un endroit où votre connexion Internet est irrégulière. Allume le Synchronisation hors ligne option de la maison Google Drive Menu Paramètres.

Cette option ne fonctionne qu’avec Chrome, et c’est une bonne idée de vous assurer que vous êtes connecté à votre compte Google dans le navigateur avant de vous déconnecter.

De plus, votre travail ne sera pas enregistré ou synchronisé automatiquement jusqu’à ce que vous soyez de nouveau en ligne, alors familiarisez-vous avec le S raccourci. (Cela enregistrera une version modifiable de votre fichier sur votre ordinateur.)

11. Recherchez votre travail sur Google

L’un des avantages de travailler dans la suite Google est que vous pouvez effectuer des recherches au fur et à mesure. S’il y a un sujet, un terme ou une idée sur lequel vous souhaitez plus d’informations, mettez-le en surbrillance et cliquez sur Explorer du Menu Outils, ou utilisez le + Option + Maj + I raccourci pour ouvrir le Outil d’exploration. Une barre latérale apparaîtra avec les résultats Web pour votre requête.

12. Ajouter des signets

Ce hack Google Doc est particulièrement utile lorsque vous écrivez ou collaborez sur un long document avec plusieurs sections. Aller à Insérer et sélectionnez Signet pour ajouter des liens dans le document vers des sections ou des pages spécifiques.

13. Utilisez des en-têtes pour créer un contour

Lorsque vous créez votre document, assurez-vous de donner un titre à chaque section et d’appliquer la mise en forme des titres. Pour ce faire, sélectionnez le Menu des styles liste déroulante (à côté des polices) et choisissez Titre 1 pour les titres principaux, et progressez séquentiellement pour les sous-titres.

Après cela, allez à Affichage > Afficher le plan du document pour voir les sections de votre document dans une barre latérale gauche. Cette fonctionnalité vous permet de naviguer et de parcourir facilement de longs documents.

Collaboration

14. Informer quelqu’un d’un changement

L’une des caractéristiques essentielles de Google Docs est son potentiel de collaboration. Mais les choses peuvent se compliquer s’il y en a trop animaux anonymes dans la doc, ou de mauvais protocoles de communication.

Pour alerter un collaborateur d’un commentaire que vous avez fait, ajoutez un « +» suivi de leur adresse e-mail dans la bulle de commentaires. La personne recevra un e-mail l’informant que vous avez sollicité son attention sur un sujet particulier.

15. Localisez votre collaborateur en temps réel

Si vous collaborez avec quelqu’un en temps réel, vous pouvez trouver le curseur de votre collègue en cliquant sur sa photo ou son avatar dans le coin supérieur droit.

16. Consultez l’historique des versions (et revenez à une ancienne version)

Cliquez sur Fichier, Historique des versions, et Voir l’historique des versions pour ouvrir une barre latérale sur la droite détaillant les modifications récentes du document. Décocher Afficher les modifications en bas pour voir les révisions sans reflets colorés.

Si vous souhaitez revenir à une ancienne version du document, cliquez simplement sur Restaurer cette révision sous le nom de l’éditeur donné. Vous pouvez également donner un nom à votre version, par exemple Finale Finale Finale, si vous êtes si enclin.

17. Identifiez qui a effectué la modification

Si vous avez repéré des modifications qui méritent une étoile d’or, une critique ou de simples notes, vous devrez déterminer qui les a faites. En dessous de Historique des versions, chaque éditeur se voit attribuer une couleur qui correspond aux modifications qu’il a apportées au document. Cliquez sur le nom de l’éditeur pour voir ses modifications colorées tout au long du document.

Édition

18. Voir les nouveaux changements en un coup d’œil

Lorsque vous souhaitez uniquement voir les dernières modifications apportées à un document, cliquez sur le lien à la fin de la barre de menus, qui indiquera soit « Voir les nouvelles modifications », « Toutes les modifications enregistrées dans Drive » ou « La dernière modification a été effectuée le … »

19. Passez en mode suggestion

Parfois, seules des suggestions sont nécessaires. Pour passer du mode édition au mode suggestion, cliquez sur l’icône en forme de crayon dans le coin supérieur droit et sélectionnez Suggérer. De cette façon, les collaborateurs peuvent voir et décider d’approuver ou non vos suggestions.

La fonctionnalité fonctionne de manière similaire à l’option Suivi des modifications de Microsoft Word.

Suppléments

20. Mise à niveau avec des modules complémentaires

Selon vos besoins, il vaut la peine de parcourir rapidement Google Doc Modules complémentaires bibliothèque. Cliquez simplement Modules complémentaires et Obtenir des modules complémentaires voir.

Certaines options intéressantes incluent Easy Accents, un outil qui vous aide à ajouter des signes diacritiques utilisés dans d’autres langues. Il existe également un module complémentaire EasyBib qui vous aide à générer des citations bibliographiques et un outil d’analyse qui vous permet d’analyser les statistiques de révision.

21. Ajouter une signature électronique

Signez les lettres commerciales avec une signature électronique personnalisée. Cliquez sur Insertion > Dessin et choisissez le Ligne de griffonnage possibilité de dessiner votre nom avec votre souris.

22. Ajoutez les bons liens

Si vous avez oublié d’ajouter des liens hypertexte dans votre document, voici une astuce rapide. Mettez en surbrillance le mot ou la phrase qui nécessite un lien, puis cliquez sur l’icône de lien dans la barre d’outils ou utilisez le raccourci K.

Dans la fenêtre contextuelle, Google proposera automatiquement des liens. Cliquez sur Trouve plus en bas pour des options Web, image et lecteur supplémentaires.

23. Traduire dans d’autres langues

Comme nous le savons tous maintenant, Google Translate a ses défauts, alors soyez prudent ici. Mais, si vous avez besoin de traduire rapidement quelque chose pour un collègue ou à d’autres fins internes, cliquez sur Outils > Traduire le document. Vous serez invité à sélectionner un nouveau nom pour la version traduite, puis vous pourrez sélectionner votre langue.

24. Présentez votre document

Vous pouvez présenter votre document dans Google Hangouts Meet. Cliquez simplement Présenter maintenant et choisissez votre écran entier ou une fenêtre à partager avec les participants. Pour terminer la présentation, sélectionnez Arrêter de présenter.

25. Trouvez votre travail plus facilement

Plus vous ajoutez de fichiers à Google Drive, plus ce hack Google devient utile. Depuis l’accueil de Google Drive, cliquez sur la flèche vers le bas située dans la partie droite de la barre de recherche. Un menu apparaîtra vous permettant d’affiner votre recherche avec des filtres pour les types de fichiers, les propriétaires et la date de modification.

Enfin, s’il y a un document auquel vous avez besoin d’accéder régulièrement, attribuez-lui une étoile dorée pour pouvoir y accéder rapidement à partir du dossier Google Drive Starred. Pour marquer un document, cliquez simplement sur le symbole étoile juste à côté du titre de votre document.

Astuce bonus : gagnez du temps et accédez à vos fichiers Google Drive directement depuis le tableau de bord Themelocal. Google Drive et d’autres services de stockage en nuage tels que Dropbox, OneDrive et Adobe Experience Manager sont tous inclus dans le répertoire d’applications Themelocal afin que vous puissiez gérer, télécharger et partager du contenu sur vos réseaux sociaux en un seul endroit. Essayez-le gratuitement aujourd’hui.

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