Il y a un vieux cliché selon lequel il faut dépenser de l’argent pour gagner de l’argent. C’est le genre de chose que dit votre professeur de finances fauché par-dessus ses lunettes en essayant de vous dire à quel point il est intelligent de contracter un énorme prêt aux petites entreprises. (Remarque: faire ne pas faites ceci.) Mais, comme tous les clichés, il a une certaine base en fait. En fin de compte, ce n’est pas libre pour diriger une entreprise. Si vous avez une entreprise, vous aurez des dépenses professionnelles.

Alors, quelles sont les dépenses professionnelles? Ils représentent un peu de tout: les frais de démarrage, l’équipement que vous devez acheter ou louer, l’argent que vous dépensez pour un endroit pour faire des affaires (comme un bureau ou une devanture de magasin), et un tas d’autres petites choses que vous n’avez jamais vous auriez pensé avant de vous aventurer dans le monde sauvage des affaires.

Alors, parlons d’eux.

Que sont les dépenses d’entreprise?

Les dépenses professionnelles sont les coûts de fonctionnement de votre entreprise au jour le jour. Sur votre compte de résultat, vos dépenses professionnelles sont soustraites de vos revenus. Ce qui reste, c’est votre revenu net imposable.

Ces dépenses «ordinaires et nécessaires» (en bref: les choses pour lesquelles vous et les autres membres de votre secteur devez dépenser de l’argent pour gérer votre entreprise – mais soyons honnêtes, tout est vraiment déterminé par l’IRS) qui permettent à votre entreprise de fonctionner peuvent être déduites de vos impôts.

Trois types de dépenses d’entreprise de base

Lorsque vous déclarez des dépenses d’entreprise à des fins de déduction, l’IRS vous demandera de les classer dans ces types:

Frais fixes

Tout comme une hypothèque fixe, le coût fixe d’une entreprise est le même, ou presque la même chose à chaque fois vous le payez. Pensez au loyer, au service Internet ou aux frais d’abonnement.

Charges variables

Comme son nom l’indique, les dépenses variables varient d’un mois à l’autre et sont aussi généralement votre plus grosse dépense. Les dépenses salariales peuvent varier si vous faites appel à des pigistes ou si vous offrez une rémunération des heures supplémentaires, et la location d’équipement apparaît également souvent comme une dépense variable.

Dépenses périodiques

Les dépenses périodiques sont votre dépenses pop-up, comme le remplacement d’équipement ou les réparations. Mais il peut également s’agir de dépenses peu fréquentes et qui ne figurent pas sur votre radar – des dépenses annuelles telles que l’immatriculation des véhicules ou le renouvellement des permis. Pour ne pas vous prendre au dépourvu, examinez vos dépenses périodiques déclarées d’année en année pour essayer d’estimer combien vous avez dépensé et à quoi vous attendre.

D’accord, ce sont les catégories de dépenses, mais la plus grande question que se posent la plupart des propriétaires d’entreprise est: «Quelles dépenses puis-je réellement déduire?”

Quels sont quelques exemples de dépenses d’entreprise déductibles?

Si une dépense répond à la règle «ordinaire et nécessaire» établie par l’IRS, elle est généralement déductible d’impôt. Mais certaines dépenses comme les repas et les cadeaux ne sont partiellement déductible.

Voici quelques-unes des dépenses professionnelles que vous pouvez déduire entièrement de vos impôts:

Fournitures de bureau

Cela peut être n’importe quoi, de votre pack de 20 stylos à bille roulante à un ordinateur portable et à un abonnement à un logiciel de paie.

Location

Si vous payez un loyer sur un immeuble utilisé pour votre entreprise (qui peut être un bureau, une devanture de magasin ou un entrepôt) et que ce n’est pas votre maison, vous pouvez entièrement le radier. Continuez à lire si vous travaillez à domicile.

Coûts d’assurance

Lorsqu’un type particulier d’assurance (responsabilité civile, faute professionnelle, etc.) est nécessaire dans votre secteur d’activité, cela pourrait être considéré comme une dépense d’entreprise «ordinaire et nécessaire».

Salaires versés aux employés

Les salaires des employés (y compris les entrepreneurs indépendants) prendront généralement une part importante de vos revenus, alors ne le manquez pas en tant que dépense d’entreprise déductible.

Programmes d’avantages sociaux des employés

Si votre entreprise offre des programmes d’avantages sociaux tels que des incitations au bien-être et une couverture des soins de santé, le coût de ces programmes est considéré comme une dépense d’entreprise.

Location d’équipement

Qu’il s’agisse d’un grand écran pour une présentation d’événement ou d’une perceuse pour traverser le substrat rocheux, s’il est nécessaire pour vous de faire des affaires, c’est une dépense d’entreprise déductible.

Frais bancaires

Si vous payez des frais de carte de crédit, des frais d’abonnement à un logiciel de point de vente ou des frais bancaires pour vos comptes professionnels, déduisez-les.

Dépenses comptables (y compris la préparation des déclarations fiscales)

Si vous n’avez pas de comptable sur la paie, il y a des moments et des situations qui sont assez grands et assez importants pour un calculateur de numéros professionnel. Les croqueurs de numéros professionnels coûtent de l’argent. Dépenses d’entreprise.

Dépenses de services publics

Votre électricité, Internet, eau / égouts et systèmes téléphoniques sont une nécessité sur votre site de travail – assez coupés et secs. Si vous travaillez principalement à partir d’un bureau à domicile, il est préférable de ne pas essayer de radier la totalité de votre facture d’électricité lorsque vous avez également un écran de lumière de Noël Clark Griswold et un bain à remous énergivore. Ces frais ne sont déductibles que si vous les utilisez régulièrement et exclusivement à des fins professionnelles.

Frais juridiques

Les frais d’avocat et de justice s’additionnent rapidement. Si les frais que vous engagez sont directement liés à votre entreprise et sont nécessaires au fonctionnement quotidien continu, il s’agit d’une dépense d’entreprise.

Cotisations d’adhésion (comme à une organisation professionnelle)

Le maintien d’un permis d’exercice ou l’adhésion à des organisations qui vous aident à gagner des crédits de formation continue ou plus de crédibilité dans votre secteur – ceux-ci sont déductibles.

Frais d’impression et de copie

Conservez vos reçus de la boutique locale ou du service d’impression en ligne. Si vous avez des employés qui facturent des choses sur le compte de l’entreprise et que vous voulez être sûr de pouvoir le déduire, adoptez une procédure d’exploitation standard pour enregistrer les factures.

Frais de marketing et de publicité

Ils appellent cela des «médias payants» parce que vous devez payer pour que vos publicités soient remarquées sur les médias sociaux. Et si vous diffusez des spots à la radio ou à la télévision ou si vous souscrivez des espaces publicitaires dans des mailings locaux, déduisez-les également comme dépenses professionnelles.

Charges sociales

Certaines taxes sur la masse salariale, comme les taxes sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie, exigent que l’employeur corresponde au montant retenu sur le salaire des employés. Cette partie que vous payez est une dépense déductible.

Intérêts payés

Si vous avez contracté n’importe quel type de prêt pour votre entreprise, vous pouvez en déduire la partie intérêts à titre de dépense d’entreprise.

D’accord, à propos de ce dernier: nous le ferions jamais vous recommande de vous endetter pour démarrer ou gérer votre entreprise. La dette augmente votre risque de façon exponentielle et ne cause que du stress. Mais si vous avez déjà un prêt commercial, vous pouvez et devraient déduire les paiements d’intérêts. Ensuite, assurez-vous de payer cette ventouse et de ne plus jamais emprunter. D’accord?

Quels types de choses sont Pas Déductible?

Donc, il y a quelques choses que vous pourriez considérer comme des dépenses d’entreprise que vous ne pouvez pas déduire au moment de faire vos impôts. Les éléments de cette catégorie comprennent:

  • Dons à des campagnes politiques ou à des comités d’action politique
  • Adhésion à des clubs sociaux ou des country clubs (même si vous emmenez des clients pour le dîner ou une partie de golf occasionnelle)
  • Tout ce qui est illégal comme les pots-de-vin ou les pots-de-vin (ce que, bien sûr, vous ne feriez pas de toute façon)
  • Cadeaux d’une valeur de plus de 25 $
  • Billets pour des événements sportifs ou des concerts

C’est là qu’il est vraiment important de consulter un professionnel de la fiscalité comme l’un de nos fournisseurs locaux approuvés pour les petites entreprises (PEL) pour vous aider à déterminer quelles dépenses sont casher. Cela peut vous faire économiser une tonne d’argent et de tracas.

Puis-je déduire les dépenses personnelles?

La réponse courte est non. Mais souvent, il y a au moins un chevauchement entre les dépenses professionnelles et personnelles. Si vous conduisez votre propre véhicule dans le cadre de vos activités commerciales, vous pouvez le déduire en tant que dépense d’entreprise (assurez-vous simplement de conserver des registres détaillés du kilométrage et des frais de carburant). Les voitures sont l’un des domaines les plus courants de chevauchement personnel / professionnel. Traitez les autres de la même manière: conservez les enregistrements et les reçus, notez comment ils sont directement liés à votre entreprise et déduisez uniquement les parties liées à l’entreprise.

Comment garder une trace des dépenses professionnelles

Un propriétaire d’entreprise prospère sait combien d’argent va et vient. C’est ainsi que vous savez si votre entreprise est rentable ou non. Voici quelques moyens de base pour commencer à garder un œil sur votre argent.

Créez un compte bancaire distinct pour votre entreprise.

Quelque chose de beaucoup trop d’entrepreneurs tombe dans le mélange de l’argent personnel avec l’argent de l’entreprise. Gardez-le séparément afin de ne pas surestimer ce que l’entreprise rapporte ou, pire, emprunter sur votre compte personnel pour payer les dépenses de l’entreprise. Informez votre banque que le compte est destiné à une entreprise et vous pourriez bénéficier d’avantages.

Gardez un dossier pour les reçus et les factures.

Le dossier Manille vit! Gardez-en un pour vos reçus et factures papier et créez un dossier numérique pour tous les reçus et confirmations de paiement qui sont mis en ligne. Choisissez un jour par mois pour les parcourir et organisez-les par date ou par catégorie afin que ce ne soit pas aussi accablant lorsque c’est le temps des impôts.

Obtenez un système pour enregistrer vos dépenses de «chevauchement».

Si vous avez des dépenses partagées entre votre utilisation professionnelle et votre utilisation personnelle, suivez votre utilisation professionnelle. Qu’il s’agisse d’un bloc-notes ligné dans votre voiture, d’une feuille de calcul ou d’une application (bien sûr, il y a une application), il est beaucoup plus facile de suivre le kilométrage ou les heures d’utilisation d’Internet quotidiennement que de le calculer dans votre tête à la fin d’une semaine. (ou mois!).

Organisez régulièrement vos systèmes.

Même si vous avez des systèmes en place, vous risquez de manquer un reçu ici ou là. Définissez des rappels mensuels ou trimestriels à parcourir et à organiser pour voir ce qui manque ou ce qui pourrait être dupliqué. Il est beaucoup plus facile de gérer des factures de quelques mois que de creuser la valeur d’un an.

Obtenez de l’aide pour les dépenses fiscales de votre entreprise

Bien sûr, l’absolu meilleur La façon de suivre les dépenses de votre entreprise est de faire appel à un expert en fiscalité des petites entreprises pour vous aider. Notre taxe sur les petites entreprises Fournisseurs locaux approuvés (PEL) peut vous aider avec tout, de la tenue de livres à la production de vos déclarations de revenus, à cette période de l’année. Ils peuvent vous aider à rester sur la bonne voie avec vos estimations fiscales trimestrielles, et si jamais des changements sont apportés au code des impôts, votre professionnel peut être là pour s’assurer que vous ne gâchez rien.

Trouvez votre fiscaliste dès aujourd’hui!

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