Chaque propriétaire de petite entreprise sait à quel point il est difficile et déroutant de gérer les soins de santé de ses employés. Nous n’avons pas besoin de vous dire que les coûts des soins de santé augmentent chaque année à un taux moyen de 5,5 p.1 Toi Ressentir ce. Alors, que doit faire un propriétaire de petite entreprise s’il veut offrir une couverture santé mais n’a pas suffisamment d’employés pour qu’il soit rentable de souscrire à une couverture de groupe? Eh bien, une option consiste à mettre en place un accord de remboursement de la santé des petits employeurs qualifiés (QSEHRA).2

Qu’est-ce qu’un QSEHRA?

A QSEHRA (prononcé Q-Sarah) est une façon dont les propriétaires de petites entreprises peuvent aider à compenser les frais de santé de leurs employés. Mais votre entreprise devra répondre à certaines exigences strictes de l’IRS avant de pouvoir proposer un QSEHRA.3 Vous êtes admissible à offrir un QSEHRA si votre entreprise:

  • Emploie moins de 50 employés à temps plein
  • N’offre pas de plan de santé collectif
  • N’offre aucun autre type d’arrangement de remboursement de la santé

Avec un QSEHRA, votre entreprise rembourse à vos employés jusqu’à 4 950 $ par année pour un particulier et jusqu’à 10 000 $ pour une famille pour les frais médicaux admissibles.4 Hors taxe. C’est plutôt génial!

Comment fonctionne un QSEHRA?

L’un des avantages de choisir un QSEHRA au lieu d’acheter un plan de santé collectif comme un HMO est que vous avez une certaine flexibilité dans la façon dont vous configurez le plan, et vos employés ont alors une certaine flexibilité dans le type de plan de soins de santé qu’ils choisissent. Avec un plan de santé de groupe traditionnel, si l’employeur choisit d’offrir un HMO, alors tout le monde dans l’entreprise qui est éligible obtient un HMO. S’ils veulent un PPO ou un HDHP, ils n’ont pas de chance.

Lorsque vous mettez en place un QSEHRA, les membres de votre équipe éligibles paient essentiellement leurs propres frais de soins de santé, ils choisissent le plan indépendant de leur choix et vous les remboursez. Simple, non? Eh bien, ça se complique très vite. Décrivons en détail le fonctionnement d’un QSEHRA.

1. Concevez votre plan.

Tout d’abord: vous pouvez choisir une limite sur le montant que vous rembourserez à vos employés. Assurez-vous simplement que votre plan respecte les «mêmes conditions» de l’IRS, ce qui signifie que vous ne pouvez pas donner à certains employés plus d’argent que d’autres, à quelques exceptions près.5

Dans l’option la plus simple, mais peut-être la plus chère, vous pouvez choisir de rembourser tout le monde jusqu’à concurrence du maximum autorisé. Boom. Fait.

Ou, vous pouvez sélectionner un tarif forfaitaire pour tout le monde. Disons que vous définissez cela à 300 $ par mois. Tout le monde peut dépenser jusqu’à 300 $.

Vous pouvez proposer différents tarifs en fonction de l’état matrimonial ou des personnes à charge. Dans cet exemple, les employés célibataires reçoivent 300 $ par mois, les employés mariés 600 $ et les familles 900 $.

La dernière façon dont vous pouvez le décomposer est par âge. Celui-ci est un peu plus compliqué car les montants doivent être liés à un plan de référence sur le marché individuel. Fondamentalement, vos montants de remboursement sont sur une échelle mobile en fonction de l’âge de l’employé. Plus ils sont âgés, plus vous payez.

Vous pouvez également choisir quoi sortes des frais de santé à rembourser. Par exemple, vous pouvez le limiter au paiement des primes. Ou vous pouvez rembourser les primes et les frais médicaux admissibles tels que les quote-parts, les ordonnances, les visites chez le dentiste ou les soins de la vue. Vous pouvez également exclure catégories de dépenses, mais vous devez les exclure pour toutes les personnes. Encore une fois, assurez-vous de l’appliquer équitablement.

2. Les membres de l’équipe paient leurs propres soins de santé.

Avec un QSEHRA, les membres de votre équipe paient leur propre assurance maladie et leurs factures médicales. Les employés peuvent soumettre des reçus pour le remboursement de tout ce qui est énuméré dans la publication IRS 502, qui contient une longue liste de frais médicaux admissibles.6 Cela inclut des choses comme:

  • Les primes d’assurance
  • Médicaments sur ordonnance
  • Traitements chiropratiques
  • Etudes diagnostiques
  • Soins dentaires et orthodontiques
  • Examens de la vue et verres correcteurs
  • Prothèses auditives
  • Services d’urgence
  • Prendre soin d’une personne handicapée à charge
  • Chirurgie non esthétique

Encore une fois, vous pouvez limiter ce que vous remboursez, aussi longtemps que les limites s’appliquent à tout le monde.

3. Les membres de votre équipe vous donnent une preuve de paiement.

Cette partie des sons simple au début. Et c’est surtout, sauf pour une chose: la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA). La HIPAA exige que les plans de santé et la plupart des prestataires de soins de santé s’assurent que les informations de santé protégées (PHI) d’un patient sont, eh bien, protégé.7 Quelques exemples de PHI comprennent:

  • Une facture d’une visite à l’hôpital
  • Résultats du laboratoire
  • Rapports de chirurgie
  • Explication des prestations (EOB) d’une compagnie d’assurance
  • Numéros de sécurité sociale, numéros de groupe de régime de santé, numéros de rapport médical et numéros d’identification des patients

Les principaux moyens de présenter une preuve de paiement pour les services sont les reçus du point de service et l’explication des formulaires de prestations. Mais les reçus et les EOB sont considérés comme des informations de santé protégées. Puisque vous seriez, en fait, administrer un plan de santé en remboursant les frais médicaux en vertu d’un QSEHRA, vous devez être conforme à la HIPAA.

C’est là que l’aiguille raye le disque. Obtenir la conformité HIPAA nécessite une certification et une formation et implique les quatre principales règles HIPAA.8 Ces règles comprennent:

1. Règle de confidentialité HIPAA: Cette règle vise à garantir que les informations sur la santé des patients sont correctement protégées tout en permettant la circulation des informations sur la santé nécessaires pour fournir et promouvoir des soins de haute qualité et pour protéger la santé et le bien-être du public.9

2.Règle de sécurité HIPAA: Cette règle est conçue pour garantir que toute transmission électronique de dossiers de santé répond aux normes établies par le ministère de la Santé et des Services sociaux (HHS) et le Bureau des droits civils (OCR) au sein du HHS.dix

3. Règle de conformité et d’application HIPAA: Cette règle établit des dispositions relatives au respect, aux enquêtes et à l’application des règles de confidentialité et de sécurité.11 Il établit également des sanctions pécuniaires civiles et des procédures d’audience.

4. Règle de notification de violation: Cette règle stipule que le HHS doit être informé de toute violation des informations de santé protégées non garanties. Il existe différentes règles selon que la violation a concerné plus ou moins de 500 patients.12

Évidemment, c’est super compliqué et sérieux car si vous ne faites pas les choses correctement, cela peut vous coûter beaucoup d’argent en amendes et en pénalités. Aussi, parce qu’il y a un ton d’informations sensibles dans les dossiers médicaux d’une personne, certains employés peuvent hésiter à les partager avec leur patron. C’est juste quelque chose à considérer.

4. Vous remboursez les membres de votre équipe jusqu’à la limite que vous avez fixée.

C’est la partie la plus facile. Vous avez la preuve, maintenant vous les payez. Il existe différentes façons de procéder, mais cela se fait généralement par le biais de la paie. Dans la grande majorité des cas, les remboursements sont exonérés d’impôt. La principale exception est si le salarié souhaite se faire rembourser la contribution de son conjoint à leur plan de la santé.

Si votre employé a un remboursement régulier, vous pouvez automatiser cela pour sortir de son chèque à la même heure chaque mois. Assurez-vous simplement d’obtenir cette preuve de paiement!

Vous voudrez peut-être comparer les coûts de mise en œuvre d’un QSEHRA pour voir combien il en coûterait pour offrir un régime d’assurance maladie collective traditionnel. Ou, vous pouvez offrir à vos employés un point de contact dans le secteur de l’assurance pour les aider à choisir le régime qui convient à leurs besoins en matière de soins de santé. Dans ce cas, adressez-vous à l’un de nos fournisseurs locaux agréés (PEL) par un agent d’assurance indépendant.

Quels employés peuvent bénéficier d’un QSEHRA?

Ainsi, la règle générale est que tous les employés sont traités équitablement dans le cadre d’une QSEHRA. Cela signifie que vous devez inclure tous vos employés à temps plein dans la QSEHRA. Mais vous pouvez choisir d’inclure ou non:

  • Employés à temps partiel
  • Employés saisonniers
  • Employés de moins de 25 ans au début de l’année du régime

En gros, quiconque obtient un W-2 doit ou pouvez être inclus, selon le statut à temps plein ou à temps partiel. Les entrepreneurs ou les travailleurs qui obtiennent un 1099 ne peuvent pas être inclus dans un QSEHRA.

Comment une QSEHRA affecte-t-elle mes taxes professionnelles?

Lorsqu’il est temps de déposer vos impôts pour petites entreprises, les remboursements en vertu d’une QSEHRA sont comptés comme des déductions. Alors c’est génial. Mais il y a beaucoup de paperasse. Vous devez rendre compte de tous les remboursements et vous assurer que vous êtes en conformité.

Les impôts des petites entreprises peuvent déjà être un problème, et l’ajout d’un QSEHRA en plus rend les choses encore plus compliquées. Alors, obtenez de l’aide d’un conseiller fiscal professionnel. Nos PEL fiscaux peuvent vous faciliter la vie et vous faire économiser de l’argent.

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