La comptabilité peut être douloureuse, mais nous savons tous que c’est une nécessité. Si vous voulez que votre entreprise se développe (ou même continue à fonctionner), vous devez avoir vos chiffres en ordre et vous préparer à chaque saison fiscale.
L’idée de la saison des impôts vous cause-t-elle du stress et de l’anxiété? Craignez-vous de préparer ces formulaires fiscaux pour votre boutique WooCommerce en ligne ? Avez-vous l’impression de ne pas voir vos informations commerciales comme vous le devriez parce que vous exécutez votre comptabilité dans une feuille de calcul ?
Si la réponse est oui, alors ces 5 conseils comptables essentiels de WooCommerce pourraient être exactement ce dont vous avez besoin ! Mettez en œuvre ces conseils et vous serez parfaitement préparé la prochaine fois que la saison des impôts arrivera !
Avant de vous laisser submerger, laissez-nous simplement commencer en disant que les conseils que nous avons décrits ci-dessous n’ajouteront pas de travail supplémentaire à votre emploi du temps déjà chargé. En fait, ils réduiront probablement votre charge de travail ! Mettez en œuvre nos suggestions ci-dessous et la prochaine saison des impôts, vous vous donnerez un coup de pied avec un verre de vin à la main.
Prêt à plonger ? Nous allons commencer par les bases !
1. Déterminer les règles de taxe de vente et le lien
Lors de la création de votre boutique en ligne et de la préparation de la vente de vos produits ou services, l’une des premières choses auxquelles vous devez penser sont les taxes. Bien que ce ne soit pas le sujet le plus attrayant, il doit être couvert. Cela peut sembler un obstacle au début, mais WooCommerce vous fournit de nombreuses ressources pour prendre en charge votre configuration fiscale. La bonne nouvelle, c’est qu’une fois que vous aurez défini vos règles de taxe de vente, vous pourrez configurer WooCommerce pour facturer la taxe de vente automatiquement !
Nous vous recommandons de rencontrer un comptable pour vous assurer que vous comprenez parfaitement vos obligations fiscales. L’emplacement de votre entreprise, les produits que vous vendez et le lien fiscal détermineront les taux d’imposition que vous devez facturer. Gardez à l’esprit que ceux-ci peuvent varier selon le comté, l’état et le pays.
Peut-être que vous n’avez pas à percevoir la taxe de vente, ou peut-être êtes-vous l’un des chanceux qui facturent à tous les clients un taux fixe. Si vous ne l’êtes pas, vous devrez peut-être calculer et percevoir des taxes en fonction de l’adresse de livraison du client. Si tel est le cas, nous vous suggérons fortement de prendre le temps de revoir et de configurer vos taxes.
… et cela nous amène à l’étape suivante !
2. Configurez les règles fiscales dans WooCommerce ou utilisez un plugin de gestion des taxes
Une fois que vous avez déterminé vos obligations fiscales professionnelles, il est temps de configurer vos taxes dans votre boutique en ligne. WooCommerce lui-même offre la possibilité de facturer automatiquement la taxe de vente pour chaque commande. Il peut calculer et facturer automatiquement les taxes en fonction des produits du client, de l’adresse de livraison et/ou de vos zones fiscales. Cela signifie que chaque fois que vous vendez quelque chose, WooCommerce peut automatiquement facturer la taxe de vente appropriée.
Si votre entreprise’ lien fiscal vous oblige à facturer une taxe de vente en fonction de l’adresse de livraison du client ou dans plusieurs États ou pays, vous devrez peut-être configurer des centaines de règles fiscales (ainsi que vous assurer qu’elles sont toutes à jour à tout moment). Si tel est le cas, un plugin de calcul automatique des taxes peut s’avérer extrêmement utile.
Des plugins tels que Pot d’impôt et Avatar AvaTax gérera automatiquement tous vos calculs d’impôts – et ils vous aideront même à déclarer et à déclarer ces impôts. Ils transmettront ensuite ces informations pour s’assurer que la taxe de vente est correctement facturée dans votre commande WooCommerce.
Alors quel plugin de calcul de taxes choisir ? TaxJar et Avalara sont les options les plus populaires. Nous vous suggérons d’évaluer les deux en termes de prix et de fonctionnalités pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise. Vous constaterez peut-être que les prix de TaxJar sont plus bas, mais Avalara offre plus de fonctionnalités.
3. Synchronisez les données WooCommerce sur une plate-forme de comptabilité
Maintenant que vous êtes configuré pour facturer votre taxe de vente, la question suivante est : comment allez-vous en faire le suivi ? Vous devrez être en mesure de présenter et de rendre votre taxe de vente facturée, et vous devrez vous assurer que les chiffres donnés sont exacts. Notre meilleur conseil pour garder une trace de votre taxe de vente, ainsi que d’autres chiffres notables tels que votre chiffre d’affaires, est de synchroniser vos données avec une plate-forme comptable.
WooCommerce est une plateforme de commerce électronique, pas une plateforme de comptabilité. Il ne fournit pas le niveau de collecte de données comptables dont vous avez besoin pour vous préparer à la saison des impôts ou pour afficher des informations cruciales sur les performances de votre entreprise. Cependant, vous pouvez saisir toutes vos données WooCommerce dans une plate-forme comptable afin de suivre de près vos finances et d’avoir toutes vos données au même endroit.
La plateforme comptable la plus populaire est QuickBooks. Il existe plusieurs versions différentes de QuickBooks, et la plus populaire est QuickBooks en ligne. Vous pouvez accéder à cette plate-forme depuis n’importe quel appareil, à tout moment. QuickBooks offre des fonctionnalités incroyablement utiles, telles qu’un suivi facile des dépenses (il suffit de prendre une photo d’un reçu !) ainsi que des options de facturation.
QuickBooks vous coûtera entre 40 $ et 70 $ par mois et s’amortira rapidement en temps et en travail qu’il vous fera économiser. En fait, cela peut finir par automatiser une grande partie du travail pour lequel vous auriez besoin de payer un comptable.
La configuration de votre entreprise QuickBooks prend généralement environ 30 minutes, et nous vous suggérons de rencontrer un comptable pour connaître les meilleures pratiques lors de la configuration.
Une fois que vous avez configuré QuickBooks, vous pouvez commencer à saisir vos données de vente WooCommerce dans QuickBooks. Bien que vous puissiez techniquement saisir vos ventes WooCommerce manuellement, cela peut prendre un peu de temps si vous avez plus d’une poignée de commandes. Heureusement, il existe des moyens d’automatiser ce processus !
Quickbooks Sync par MyWorks
Une option consiste à synchroniser automatiquement vos données WooCommerce avec QuickBooks en utilisant le QuickBooks Sync pour WooCommerce par MyWorks Software. La synchronisation prendra toutes vos ventes, clients, produits, stocks, données de paiement et plus encore, et les synchronisera avec QuickBooks. Tout se fera automatiquement et en temps réel, ne nécessitant aucun effort supplémentaire de votre part.
Le résultat? Toutes vos données de vente se synchroniseront automatiquement avec QuickBooks et seront classées correctement ! Vous pouvez ensuite suivre vos revenus, vos dépenses, le coût des marchandises et plus encore ! Les niveaux d’inventaire resteront même à jour entre WooCommerce et QuickBooks !
Synchronisation des factures WooCommerce pour Quickbooks par BizSwoop
Une autre excellente option est Synchronisation des factures WooCommerce pour Quickbooks. Ce puissant plugin aide à rationaliser votre charge de travail comptable en connectant votre boutique WooCommerce à votre compte en ligne Quickbooks. De cette façon, lorsque vous générez des factures, recevez des paiements et effectuez des envois dans WooCommerce, vos Quickbooks seront automatiquement mis à jour pour refléter les changements. Utilisez simplement la fonction de synchronisation en un clic ou planifiez des synchronisations régulières pendant les temps d’arrêt de votre magasin.
Avec WooCommerce Invoice Sync, il existe des options pour choisir les métadonnées à synchroniser, y compris le produit, la catégorie, les attributs, le prix, les taxes et l’expédition. Vous pouvez même synchroniser les clients afin de ne pas avoir à ajouter manuellement leurs informations à votre compte Quickbooks. Et vous n’êtes pas limité à une quantité de données définie – n’hésitez pas à synchroniser un nombre illimité de commandes au fur et à mesure que votre magasin grandit. Toujours pas sûr? BizSwoop propose un essai de 7 jours – alors pourquoi ne pas le vérifier pour voir par vous-même ?
4. Suivre et signaler les chiffres clés
Une fois que vous aurez synchronisé votre boutique WooCommerce avec une plate-forme de comptabilité telle que QuickBooks, vous pourrez surveiller de plus près la santé de votre entreprise en suivant les chiffres importants. Ces chiffres clés comprennent vos revenus, vos dépenses, le coût des marchandises vendues et vos bénéfices.
Les plates-formes comptables facilitent incroyablement l’exécution de ces rapports, et QuickBooks crée même des tableaux de bord de présentation qui vous permettent de surveiller la santé de votre entreprise en un coup d’œil. Comme nous l’avons dit précédemment, en synchronisant vos données de vente WooCommerce avec votre plateforme comptable, vous disposerez à tout moment de chiffres précis et pourrez par conséquent surveiller la santé de votre entreprise à tout moment !
Nous vous recommandons d’exécuter des rapports et rapprochement de vos comptes souvent. C’est comme aller chez le médecin – il est préférable de vérifier régulièrement et de détecter tout problème avant qu’il ne se développe !
L’un des chiffres les plus importants à surveiller est votre trésorerie. Si vous n’avez pas encore de compte professionnel séparé, nous vous suggérons d’en créer un. Séparer les finances de votre entreprise de vos finances personnelles vous facilitera grandement la tâche. Le moyen le plus simple de vous assurer que votre entreprise gagne de l’argent est de surveiller votre trésorerie. Suivez ce qui entre et ce qui sort pour vous assurer que vous pouvez respecter toutes vos obligations financières à temps.
Ensuite, nous vous suggérons également de suivre votre inventaire et coût des marchandises vendues. C’est un chiffre clé pour comprendre ce que vous faites réellement de chaque produit vendu. Vous pourriez même constater que vous perdez de l’argent avec certaines ventes de produits ! QuickBooks peut facilement calculer cela pour vous, vous n’aurez donc qu’à garder un œil sur les chiffres.
Un autre élément important est dépenses! Votre plate-forme comptable sera également en mesure de catégoriser vos dépenses – faites donc attention aux nombres totaux, ainsi qu’aux nombres individuels. Nous vous suggérons également de catégoriser vos dépenses en fixes ou en variables.
Ensuite, assurez-vous de suivre votre total ventes et bénéfices, même avant la saison des impôts. Vous devrez tenir compte de vos dépenses fiscales pendant la saison des impôts et mettre de l’argent de côté pour les couvrir.
5. Connaissez vos délais
Manquer une date limite, c’est comme manquer un anniversaire – sauf que les bureaux des impôts n’oublieront jamais le mal que vous avez fait ! Recherchez vos échéances, ajoutez-les à votre calendrier, définissez des alarmes, faites tout ce dont vous devez vous souvenir. Il existe même des services premium, comme le Calendrier de conformité LegalZoom que vous pouvez utiliser pour garder le contrôle de votre calendrier de rapports. N’oubliez pas de déposer à temps !
Gardez à l’esprit que vous devrez peut-être même déclarer des impôts trimestriels. Si vous n’êtes pas sûr, vérifiez auprès de votre comptable. Ils sont votre meilleur ami quand il s’agit de chiffres !
Bien que vous puissiez externaliser votre comptabilité, si vous vous préparez à l’avance et mettez en place des systèmes automatisés, vous n’aurez rien à craindre la prochaine fois que la saison des impôts arrivera ! Maintenant, vous pouvez dire adieu à ces maux de tête comptables et boîtes à chaussures pleines de reçus, et dites bonjour à une comptabilité transparente et sans souci.