L’un des pires aspects de la facturation des clients est de devoir se souvenir de tous les services que vous avez proposés lorsque vous passez à un logiciel complètement différent pour envoyer les factures à vos clients. Vous devez vous rappeler toutes les deux semaines ou tous les mois de les envoyer et cela devient une énorme douleur.
Étant donné que nous sommes si nombreux à travailler sur WordPress toute la journée, pourquoi ne pouvons-nous pas simplement envoyer des factures dans le tableau de bord WordPress ? Eh bien, j’ai de bonnes nouvelles pour vous. Vous pouvez! Voyons comment envoyer des factures clients via WordPress.
Utilisez un plugin WordPress pour envoyer des factures client via WordPress
Il existe en fait de nombreuses options pour envoyer des factures via WordPress via un plugin. Je vais vous guider à travers un tutoriel rapide en utilisant le plugin WP-Invoice, mais n’hésitez pas à sélectionner une autre option, car il y a tellement de choix, et je comprends que chaque personne et entreprise a ses propres besoins d’intégration et préférences lors de l’envoi des factures.
WP-Facture
Téléchargez le plugin WP-Invoice et activez le fichier zip sur votre tableau de bord WordPress. Vous pouvez également le faire en accédant à la page Plugins du tableau de bord et en recherchant WP-Invoice.
Une fois le plugin activé, vous pouvez trouver l’onglet Facture sur le côté gauche de votre tableau de bord. Cliquez dessus et accédez à Paramètres pour commencer.
Configuration de base
Cela révèle la page de configuration de base, où vous pouvez simplement remplir tous les paramètres par défaut que vous ne devez modifier qu’une seule fois. Par exemple, vous pouvez saisir le nom de votre entreprise pour qu’il apparaisse sur vos factures. Vous pouvez également sélectionner une page particulière sur votre site Web qui affiche les factures. Je recommanderais de créer une page de factures spécifique afin que les visiteurs réguliers ne tombent pas dessus.
Choisissez où vous souhaitez placer les factures sur la page et indiquez comment vous souhaitez accepter le paiement. J’ai précisé que je veux facturer les clients avec PayPal, mais vous pouvez également choisir l’option carte de crédit ou des choses comme 2Checkout ou Stripe. Il y a même une option pour vous permettre au client de changer le mode de paiement si nécessaire.
Si vous envisagez d’accepter les cartes de crédit, vous devez saisir les informations de traitement des paiements de votre passerelle. Cela nécessite généralement des frais distincts pour le traitement, et vous pouvez trouver les meilleures offres pour cela dans des endroits comme Autoriser.net.
La configuration de PayPal est beaucoup plus simple, avec une zone pour saisir votre nom d’utilisateur PayPal, une option de mode test et une URL IPN PayPal générée automatiquement à partir de votre propre nom de domaine. Cliquez sur le bouton Enregistrer tous les paramètres lorsque vous remplissez ces champs.
Ajouter des factures
Une fois que vous avez terminé les paramètres de base, cela vous amène directement à la page Ajouter un nouveau qui vous permet de démarrer avec une toute nouvelle facture. Vous pouvez toujours revenir sur cette page en cliquant sur l’onglet Ajouter un nouveau dans votre tableau de bord.
Commencez par saisir l’adresse e-mail à laquelle vous prévoyez d’envoyer la nouvelle facture. Cliquez sur le bouton Créer nouveau une fois la saisie de l’e-mail terminée.
Le nouvel éditeur de factures est assez similaire à l’éditeur WordPress que vous voyez pour créer des articles et des pages. Créez un titre pour la facture client et vous pouvez également ajouter une description si vous devez envoyer un message au client.
Faites défiler vers le bas sous la description pour trouver une zone pour saisir ce que vous prévoyez de facturer à votre client. Saisissez les services ou produits que vous facturez et modifiez le prix et la quantité. N’hésitez pas à incorporer des remises ou à ajouter des lignes supplémentaires si vous avez d’autres articles à inclure.
Juste en dessous, vous pouvez modifier les paramètres de paiement pour spécifier le type de devise que vous acceptez et les méthodes de paiement autorisées. J’aime beaucoup la façon dont ils offrent également une option vous permettant d’accepter les paiements manuels.
Options de facturation
Si vous allez dans la barre latérale droite, vous trouverez des fonctionnalités intéressantes pour autoriser le paiement partiel ou la facturation récurrente. Si vous cliquez sur l’option de paiement partiel, vous saisissez simplement le paiement minimum que vous êtes prêt à accepter. Si vous sélectionnez l’option de facturation récurrente, il y a plusieurs champs à remplir tels que les intervalles, les cycles de facturation et le système de traitement des paiements avec lequel vous travaillez.
Si vous faites défiler un peu plus vers le bas dans la colonne de droite, vous pouvez remplir les détails des informations utilisateur. Il s’agit des informations personnelles du client auquel vous prévoyez d’envoyer la facture. Alors, assurez-vous que tout est correct et choisissez la bonne adresse e-mail afin qu’elle n’aille pas à la mauvaise personne. Les options incluent le prénom, le nom, la société, le numéro de téléphone, etc.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour terminer le processus. Cependant, ce n’est pas parce que vous cliquez sur Enregistrer que la facture est envoyée. Vous avez plusieurs options pour envoyer la facture. Choisissez entre Afficher en ligne, Entrer le paiement ou Envoyer une notification.
Si vous affichez la facture sur votre site Web, vous pouvez simplement saisir ce lien et l’envoyer par courrier électronique au client si c’est ainsi que fonctionne votre processus de facturation. Ils peuvent ensuite consulter la facture en ligne et cliquer sur le bouton Traiter le paiement qui les redirige vers PayPal ou vers une page de traitement des cartes de crédit.
Si vous cliquez sur l’option Envoyer une notification, cela vous permet d’envoyer un e-mail rapide via WordPress, indiquant à votre client que la facture est disponible. Je préfère cette option car vous n’avez pas besoin d’ouvrir votre client de messagerie pour envoyer la notification. Tapez simplement l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez l’envoyer et modifiez le message comme vous le souhaitez. Cliquez sur le bouton Envoyer une notification et ils recevront un lien rapide vers votre facture.
Une fois que quelqu’un effectue un paiement, il est automatiquement marqué comme Payé via le système de facturation WordPress. Vous n’avez rien à faire après cela. Cependant, si quelqu’un vous paie par chèque ou choisit un autre mode de paiement, vous pouvez également cliquer sur le bouton Saisir le paiement pour enregistrer le paiement manuellement.
Choisissez que vous avez reçu le paiement. Cette liste déroulante vous donne également des options pour les remboursements et les ajustements. Tapez combien le client vous a payé, avec une date et notez si nécessaire. Cliquez sur le bouton Traiter / Facturer le paiement pour terminer le processus.
Rapports
Après avoir commencé à collecter quelques factures, n’hésitez pas à cliquer sur l’onglet Rapports dans le tableau de bord WordPress. Cette zone détaille simplement le montant que vous avez facturé, vos clients les plus précieux et même vos articles les plus rentables si vous vendez des produits.
Factures tranchées
Sliced Invoices est un plugin flexible, bien pris en charge et facile à utiliser qui vous permet d’exploiter votre site WordPress pour envoyer des devis et des factures de qualité professionnelle, et être payé en ligne.
Les factures tranchées sont livrées avec de nombreuses fonctionnalités prêtes à l’emploi, notamment des modèles de facture personnalisables avec les détails et le logo de votre entreprise, l’envoi d’e-mails de facture en un clic, des modèles d’e-mails personnalisables, des paramètres fiscaux flexibles, des éléments de ligne prédéfinis, des rapports de factures, l’importation CSV & exportation. Si vous avez besoin de plus, plusieurs extensions gratuites et payantes sont disponibles.
Le plugin gratuit Sliced Invoices fournit toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour envoyer des devis et des factures et pour collecter le paiement via PayPal ou des méthodes de paiement hors ligne (banque, chèque, mandat postal ou autre). Définissez votre date d’échéance et Sliced Invoices enverra automatiquement des rappels de paiement selon le calendrier que vous avez configuré, jusqu’à ce que vous soyez payé !
Les extensions apportent des fonctionnalités supplémentaires telles que des factures PDF, un espace client sécurisé, des factures récurrentes, des factures sécurisées, des passerelles de paiement supplémentaires telles que Braintree et Stripe, etc. Il existe également des intégrations disponibles pour les plugins WordPress populaires tels que WooCommerce, Contact Form 7 et Gravity Forms.
Sliced Invoices est soutenu par un excellent support pour vous aider tout au long du processus. Facturez à la « WordPress Way » et simplifiez votre facturation et votre comptabilité !
Emballer
Quels autres plugins de facturation WordPress sont disponibles ? Il y en a pas mal – il suffit de faire une recherche rapide et vous trouverez Factures de germe, Factures PDF et bordereaux d’expédition WooCommerce, entre autres.
Il est assez simple de configurer l’un de ces systèmes pour commencer à suivre les clients ou les produits et commencer à envoyer des factures à vos clients. Personnellement, j’apprécie le plus le plugin WP-Invoice, mais bon nombre de ces plugins et outils sont utiles pour conserver tous vos modules financiers au même endroit. Pensez au fait que vous n’auriez jamais à ouvrir un nouvel onglet dans votre navigateur chaque fois que vous voudriez envoyer une facture.
Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous si vous avez des questions sur la façon d’envoyer des factures clients via WordPress.
