Lorsque vous appelez un numéro de téléphone professionnel, vous êtes souvent accueilli par un message d’accueil de messagerie vocale automatisé qui vous guide à travers l’annuaire téléphonique et les étapes suivantes.
Ces messages vocaux donnent à votre petite entreprise un aspect professionnel et peuvent contribuer à augmenter les ventes et à augmenter la satisfaction de la clientèle.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment configurer un message d’accueil de messagerie vocale pour votre boutique en ligne, votre entreprise ou votre blog. Nous vous montrerons également les meilleurs exemples d’accueil de messagerie vocale que vous pouvez utiliser comme modèle.
Pourquoi l’accueil de la messagerie vocale est-il important pour votre entreprise ?
Plus de 88 % des recherches locales sur les appareils mobiles se terminent par un appel téléphonique. Principalement grâce aux astucieux boutons d’appel qui apparaissent dans les résultats de recherche locale de Google.
Pour de nombreuses petites entreprises, il peut ne pas être possible de répondre à tous les appels immédiatement. Parfois, les clients peuvent appeler après les heures de bureau et vous pouvez être occupé ou n’avoir aucun personnel disponible à ce moment-là.
C’est là qu’intervient votre message d’accueil.
Pour de nombreux clients, ce sera leur premier contact avec votre entreprise. Ne pas configurer d’accueil de messagerie vocale peut vous faire perdre un client au profit de votre concurrent.
D’un autre côté, ne pas recevoir correctement le message d’accueil de la messagerie vocale peut également avoir de graves conséquences. Les clients peuvent raccrocher, ne pas suivre ou simplement contacter vos concurrents.
Cela étant dit, examinons comment configurer correctement l’accueil de la messagerie vocale pour votre entreprise en ligne.
La meilleure façon de configurer un message d’accueil de messagerie vocale
Normalement, les propriétaires de petites entreprises utilisent un numéro de téléphone fixe ou mobile pour gérer les appels. Bien que cela puisse faire le travail, ils ne vous permettent pas de gérer correctement les appels professionnels ou de configurer un message d’accueil automatisé efficace.
La meilleure façon de gérer les appels professionnels est d’utiliser un service téléphonique professionnel. De nombreuses petites entreprises utilisent un numéro de téléphone professionnel virtuel, car il leur permet de gérer efficacement les appels professionnels sans sacrifier leur vie privée.
Contrairement à un numéro fixe ou mobile, il utilise Internet pour gérer les appels. Le terme officiel pour cette technologie est appelé service téléphonique VoIP professionnel (Voice over Internet Protocol).
L’utilisation d’un service téléphonique professionnel vous offre les avantages suivants par rapport au téléphone fixe et mobile.
- Vous pouvez définir vos heures d’ouverture et enregistrer différents messages d’accueil vocaux à diffuser en fonction de l’heure de la journée.
- Vous pouvez configurer un standard automatique, ajouter des extensions pour acheminer les appels, permettre aux utilisateurs de laisser un message vocal, etc.
- Il fonctionne sur votre ordinateur, tablette, téléphone de bureau et même sur votre téléphone mobile à l’aide d’applications.
- Plusieurs utilisateurs peuvent utiliser le même numéro de téléphone quel que soit leur emplacement.
- Vous pouvez facilement donner accès à de nouveaux employés sans faire appel à un technicien ou acheter de nouveaux équipements.
Nous vous recommandons d’utiliser Nextiva car il s’agit du meilleur fournisseur de services téléphoniques professionnels sur le marché. Ils offrent un ensemble complet de fonctionnalités avec un panneau d’administration Web facile à utiliser et des applications pour votre téléphone.
Nous utilisons Nextiva dans notre entreprise pour gérer les appels pour Themelocal et d’autres Motif génial Propriétés.
Si vous souhaitez une solution différente, jetez un œil à RingCentral. C’est un autre excellent service téléphonique d’affaires. Ils offrent une plate-forme incroyablement riche en fonctionnalités, avec de nombreux outils pour gérer les messages d’accueil, les standards automatiques, les messages vocaux, les transcriptions d’appels, etc.
Une fois que vous avez configuré un service téléphonique professionnel, vous pouvez configurer des messages d’accueil vocaux à l’aide de leurs paramètres faciles à suivre.
Exemples d’accueil vocal pour les entreprises
Vous devez suivre certaines règles de base pour créer les messages d’accueil de messagerie vocale les plus efficaces.
- Évitez les clichés comme « Votre appel est important pour nous », ils sont galvaudés et ne semblent plus sincères.
- Assurez-vous que l’enregistrement de votre messagerie vocale est convivial et personnel.
- Essayez de ne pas donner l’impression de lire un script.
- Si vous le pouvez, engagez un artiste vocal pour vous aider à enregistrer les messages d’accueil de la messagerie vocale. Vous pouvez même trouver quelqu’un sur Fiverr.
- Assurez-vous que votre messagerie vocale fournit des informations importantes telles que le nom de l’entreprise, les heures d’ouverture et les coordonnées.
Voici quelques modèles de message d’accueil de messagerie vocale que vous pouvez utiliser pour votre entreprise.
Exemples d’accueil de la messagerie vocale en dehors des heures d’ouverture
Ce message d’accueil sera diffusé lorsque les clients vous appellent après les heures de bureau ou pendant les week-ends. Assurez-vous que ce message d’accueil de la messagerie vocale informe les utilisateurs sur les heures de bureau, les autres moyens de joindre le service client ou l’emplacement du magasin.
« Bonjour, vous avez atteint [business name]. Nous sommes joignables par téléphone de [9 am] à [6 pm] [PST] Lundi à vendredi. Vous pouvez également utiliser le formulaire de contact sur notre site, [www.example.com] pour nous laisser un message et nous vous répondrons par e-mail. Si vous souhaitez que nous vous rappelions, veuillez laisser votre nom et votre numéro après un court message, et notre équipe vous répondra dans les plus brefs délais.
« Bonjour, vous avez atteint [business name]. Nous ne sommes actuellement pas en mesure de répondre à votre appel. Nos heures de bureau sont [business hours] Lundi à vendredi. Notre magasin à [store location] reste ouvert pour les clients pendant les week-ends. Vous pouvez également nous contacter via le chat en direct sur notre site Web [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]. Si ce n’est pas urgent et que vous souhaitez que nous vous rappelions, veuillez laisser votre nom et votre numéro après le bip.
Comme vous pouvez le voir, les deux exemples fournissent des informations importantes et offrent aux clients d’autres moyens de contacter via le chat en direct ou le formulaire de contact.
Exemples de messages d’accueil de la messagerie vocale de vacances
Ces messages d’accueil peuvent être enregistrés pendant les vacances.
« Bonjour, vous avez atteint [business name]. Notre équipe est actuellement absente du bureau pour passer des vacances avec des amis et la famille. Nous reviendrons travailler sur [day and time]. Veuillez nous laisser votre nom et votre numéro et nous vous répondrons dans les plus brefs délais. [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)]”.
« Joyeuses fêtes! Notre équipe à [business name] est absent jusqu’à [date]. Si vous êtes un client existant, vous pouvez toujours ouvrir un ticket d’assistance sur notre site Web, nous essaierons de vous répondre dans les prochaines 24 heures. Vous pouvez également nous contacter via le chat en direct ou le formulaire de contact sur notre site Web [www.example.com]. Si ce n’est pas urgent, vous pouvez nous laisser votre nom et votre numéro après le bip. Nous vous rappellerons dès que possible. »
« Bonjour, vous avez atteint [company name]. Nous sommes fermés pour (nom du jour férié) et reprendrons le travail le [date and time]. Si vous avez besoin d’une réponse urgente, vous pouvez nous envoyer un e-mail à (email_address), nous essaierons de répondre à tous les e-mails dans les 24 heures. Vous pouvez également nous laisser un message et nous vous répondrons après les vacances (Bonne Année / Vacances) ».
Comme vous pouvez le voir, ces messages d’accueil de la messagerie vocale fournissent aux clients autant d’informations que possible. Ces salutations garantissent également que les clients savent comment obtenir une réponse plus rapide en utilisant d’autres méthodes de contact pendant les vacances.
Absent/Occupé Exemples d’accueil de la messagerie vocale
Si vous êtes occupé, absent ou en sous-effectif et que vous ne pouvez pas répondre immédiatement aux appels des clients, vous pouvez utiliser ces messages d’accueil comme exemple.
« Bonjour, vous avez atteint [business name], nous ne pouvons pas prendre votre appel pour le moment, mais nous aimerions vous rappeler dès que possible. Veuillez nous laisser votre nom et votre numéro après le bip.
« Bonjour, nous sommes actuellement loin du téléphone. Si ce n’est pas trop urgent, vous pouvez nous envoyer un e-mail à (adresse e-mail). Sinon, veuillez laisser votre nom et votre numéro après le bip et nous vous rappellerons immédiatement.
Si vous êtes la seule personne à répondre aux appels, vous pouvez en faire un message d’accueil personnel.
« Bonjour, vous avez atteint (Votre Nom). Je suis actuellement incapable de répondre au téléphone. Vous pouvez m’envoyer un e-mail à (adresse e-mail) ou vous pouvez laisser votre nom et votre numéro après le bip et je vous rappellerai dès que possible.
Testez et améliorez vos messages d’accueil de messagerie vocale
Une autre bonne raison d’utiliser un service téléphonique professionnel est que vous pouvez suivre tous vos appels et afficher des rapports détaillés à leur sujet. Par exemple, voici à quoi ressemble la page d’analyse des appels de Nextiva.
Vous devrez suivre le nombre d’utilisateurs qui entendent chaque message d’accueil de la messagerie vocale et comment ils ont répondu. Les messages d’accueil de la messagerie vocale avec un score plus élevé de clients laissant un message fonctionnent efficacement.
Les messages vocaux qui ne sont même pas entendus complètement sont un échec.
Nous vous recommandons d’essayer différentes salutations de messagerie vocale pour trouver l’équilibre parfait. La mise à jour périodique de votre message d’accueil vocale peut également vous aider à combler des lacunes de communication dont vous ignoriez même l’existence.
Suivez vos messages vocaux
Maintenant que vous avez configuré un message d’accueil équilibré, informatif et convivial, la prochaine étape est encore plus cruciale.
Que se passe-t-il après qu’un client vous a laissé un message vocal ?
Si vous utilisez un système téléphonique professionnel, vous pourrez facilement suivre ces messages et y répondre.
Assurez-vous que vous et votre personnel êtes également bien préparés pour un suivi rapide. Un rappel rapide contribue grandement à renforcer les relations commerciales et à conclure des ventes.
Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre comment configurer l’accueil de la messagerie vocale pour votre entreprise en ligne. Vous pouvez également consulter notre guide sur la création d’une newsletter par e-mail pour votre entreprise.