Ne perdez pas de temps à répondre aux mêmes messages Instagram, encore et encore. Découvrez plutôt comment utiliser la réponse automatique d’Instagram.
Répondre rapidement aux messages est une partie importante du service client sur les réseaux sociaux, et ce n’est pas différent que vous traitiez des messages sur Facebook, Twitter, LinkedIn ou Instagram. Heureusement, Instagram propose une option facile à utiliser qui peut réduire le temps de votre équipe à répondre aux questions.
Avec la réponse automatique d’Instagram, vous pouvez facilement définir des réponses automatiques aux questions et messages courants. Cette fonctionnalité réduit le temps que votre équipe d’assistance sur les réseaux sociaux doit consacrer à la surveillance et à la réponse aux clients.
Dans cet article, nous parlerons davantage de la fonctionnalité de réponse automatique d’Instagram, de la façon dont elle peut être utilisée et de quelques exemples de messages pour vous inspirer.
Qu’est-ce que la réponse automatique d’Instagram ?
La réponse automatique d’Instagram est une fonctionnalité disponible dans les paramètres de vos messages Instagram qui vous permet d’envoyer des réponses automatiques aux questions fréquemment posées.
Par exemple, si vous recevez régulièrement une question du type « Proposez-vous la livraison gratuite ? » votre équipe peut configurer une réponse automatique qui répondra instantanément à la question plutôt que de forcer le client à attendre qu’une vraie personne réponde.
Vous pouvez procéder de différentes manières :
- Outils Instagram : Définissez des réponses automatiques aux questions fréquemment posées ou créez des messages prédéfinis que votre équipe peut facilement envoyer via Instagram DM.
- Suite Méta-Business : Configurez des automatisations de messagerie pour Instagram et Facebook.
- Boîtes de réception tierces : Utilisez des outils comme Boîte de réception Themelocal pour surveiller et gérer facilement vos messages directs et commentaires Instagram.
Découvrez comment une boîte de réception sociale comme celle de Themelocal peut vous aider à rationaliser votre communication sur les réseaux sociaux dans cette vidéo :
Pourquoi pouvez-vous utiliser les réponses automatiques d’Instagram ?
Il existe plusieurs façons de profiter de la fonction de réponse automatique d’Instagram. Voici quelques types de réponses automatisées que vous pourriez envisager de configurer :
- Messages de bienvenue
- Messages d’absence
- Questions fréquemment posées
- Partager les coordonnées
- Partager les heures d’ouverture
- Fournir les détails de l’expédition et du paiement
- Offrir des réductions
- Expliquer les informations sur les prix de gros
- Dites aux clients comment gérer les problèmes liés à leurs commandes
- Partager des liens vers des ressources supplémentaires
Avantages et inconvénients de l’utilisation de la réponse automatique d’Instagram
Alors pourquoi utiliser la réponse automatique d’Instagram ? Est-ce la meilleure option pour créer des réponses automatisées et libérer du temps pour votre équipe ? Comme toujours, cela dépend de vos besoins.
Voyons quelques avantages et inconvénients de base pour vous aider à prendre une décision.
Avantages
- Faire une bonne impression. Instagram montre à vos abonnés à quel point votre équipe réagit rapidement. Un temps de réponse plus rapide donne une meilleure apparence à votre entreprise.
- Répondez aux questions avant qu’elles ne soient posées. Créez un répondeur automatique qui donne à vos clients une idée claire du moment où ils peuvent s’attendre à entendre une personne réelle, à moins que vos réponses automatiques ne puissent donner leur réponse immédiatement.
- Économisez du temps à votre équipe. Arrêtez d’écrire la même réponse encore et encore. Les messages automatisés donnent à votre équipe plus de temps pour les messages remontés et autres problèmes de support client.
- Ne manquez jamais un message. Vous n’avez pas à vous soucier des fuseaux horaires lorsque vous activez la réponse automatique. Même lorsque votre équipe ne travaille pas, les clients peuvent obtenir des réponses dès qu’ils envoient un message.
Les inconvénients
- Uniquement pour Instagram et Facebook. Les fonctionnalités intégrées d’Instagram/Meta ne fonctionnent que pour ces deux plateformes. Vous devrez faire appel à des outils externes pour d’autres plateformes de médias sociaux. Ne vous inquiétez pas, nous en avons plus à ce sujet ci-dessous.
- Vous devez connecter vos pages Facebook et Instagram. Afin d’accéder à certains des outils les plus avancés, vous doit utilisez Meta Business Suite, vous devrez donc connecter vos pages Facebook et Instagram.
15 exemples de messages de réponse automatique Instagram
Vous ne savez pas quels types de réponses automatiques définir pour vos messages Instagram ? Voici 15 exemples pour vous inspirer.
Message de bienvenue
Envoyez l’une de ces options à tous les nouveaux DM Instagram entrants chaque fois que votre équipe n’est pas disponible pour une réponse rapide :
- Merci de rester en contact! Notre équipe est disponible de 10h à 15h CT. Nous vous répondrons dans ces heures !
- Salut, merci de nous avoir contactés ! Votre message est important pour nous. Un membre de notre équipe vous répondra dans les prochaines 12 heures.
- Désolé, vous nous avez manqué ! Notre équipe est actuellement indisponible, mais nous serons de retour vers 8h GMT.
Informations commerciales de base
Utilisez-en un lorsque quelqu’un vous envoie un message sur Instagram pour vous poser des questions sur les heures d’ouverture ou les coordonnées :
- Nos heures d’ouverture sont de 11 h à 23 h HE du lundi au samedi.
- Pour entrer en contact directement avec un représentant, veuillez nous appeler au [###-###-####].
- Pour en savoir plus ou demander une démo, envoyez-nous un e-mail à sales@company.com.
- Nos bureaux sont situés au 1234 Business Street.
Questions fréquemment posées
Voici quelques questions et réponses courantes que vous souhaiterez peut-être intégrer dans vos réponses automatiques Instagram.
Combien de temps prend la livraison?
- Vous pouvez vous attendre à ce que vos articles arrivent dans les 3 à 5 jours ouvrables suivant votre commande.
Comment puis-je annuler mon forfait ?
- Pour annuler, rendez-vous dans la section « Compte » de votre tableau de bord et recherchez le bouton « Annuler le forfait ».
- Nous sommes tristes de vous voir partir ! Pour annuler, veuillez appeler directement l’un de nos représentants au [###-###-####] ou envoyez un e-mail à Cancels@company.com
Offrez-vous des réductions ?
- Nous aimons que vous ayez demandé ! Utilisez le code promo INSTA pour 10 % de réduction sur votre achat.
Quels services offrez-vous?
- Nous offrons des services de comptabilité aux petites entreprises.
Combien coûtent vos prestations ?
- Nous travaillons sur une base mensuelle. Les forfaits commencent à 1 000 $/mois et vont jusqu’à 15 000 $+ selon vos besoins.
Prenez-vous de nouveaux patients ?
- Oui, veuillez vous rendre sur notre site Web pour remplir le formulaire pour les nouveaux patients.
- Malheureusement, nos thérapeutes sont actuellement complets. Veuillez revenir au prochain trimestre pour voir si des places se sont libérées.
Comment configurer des réponses automatiques sur Instagram
Il existe deux façons de configurer les réponses automatiques sur Instagram. La première est assez simple : faites-le directement dans l’application Instagram. La seconde consiste à explorer l’option Automatisations de Meta Business Suite.
Nous vous guiderons à travers chaque processus.
Comment configurer des réponses automatiques via l’application Instagram
Tout d’abord, ouvrez l’application Instagram. Appuyez sur l’icône de messages dans le coin supérieur droit du flux d’accueil. Ensuite, appuyez sur les points de suspension dans le coin supérieur droit de votre tableau de bord de messages et sélectionnez Outils.
Ici, vous pouvez définir soit des réponses enregistrées (réponses prédéfinies sur lesquelles votre équipe peut appuyer pour les envoyer manuellement), soit des réponses automatiques aux questions fréquemment posées.
Appuyez sur Questions fréquemment posées pour accéder à la fonction de réponse automatique. Instagram inclura généralement quelques questions de démarrage. Vous pouvez les personnaliser ou les utiliser tels quels : ajoutez simplement des réponses.
Ajoutez autant de questions que vous le souhaitez. Vous pouvez même afficher ces questions dans le chat, afin que les clients qui souhaitent vous envoyer un message aient le choix entre plusieurs options.
Comment configurer des réponses automatiques dans Meta Business Suite
Si votre page professionnelle Facebook est configurée et optimisée et que votre profil professionnel Instagram est connecté, vous pouvez utiliser Meta Business Suite pour créer des automatisations comme celle-ci.
Tout d’abord, rendez-vous sur votre page professionnelle Facebook, puis cliquez sur Suite Méta-Affaires dans la barre latérale gauche.
Vous serez ensuite redirigé vers le tableau de bord Meta Business Suite. À partir de là, cliquez sur Boîte de réception dans la barre latérale droite.
Cette section de boîte de réception contiendra tous les messages et commentaires de Facebook, Instagram et WhatsApp. Si vous recherchez un endroit unique pour les gérer, Business Suite est un excellent endroit pour le faire. Le plus gros inconvénient est que ce sont les seules plates-formes que vous pouvez surveiller ici (nous en reparlerons plus tard).
Pour configurer vos messages de réponse automatique, cliquez sur l’icône atome pour accéder Automatisations.
Ici, vous pouvez configurer un certain nombre d’automatisations liées à vos messages directs sur toutes les plateformes de Meta. Si vous n’avez pas encore configuré Questions fréquemment poséesil apparaîtra comme l’un des suggéré pour vous choix. Cliquez dessus pour commencer.
Sélectionnez votre compte Instagram dans la liste des endroits sur lesquels vous souhaitez activer cette automatisation. Ensuite, commencez à ajouter des questions. Vous pouvez les prévisualiser dans la barre latérale de gauche.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder les modifications et basculez cette automatisation dans le Sur position. Et voilà ! Vous avez configuré votre foire aux questions.
Les autres automatisations que vous pouvez créer sont :
- Messages d’absence
- Réponses instantanées
- Suivis
Comment répondre automatiquement aux messages et commentaires sur Facebook, Instagram, X et LinkedIn
Nous avons mentionné que Meta Business Suite est idéal pour gérer vos messages et commentaires sur Facebook et Instagram. Mais si votre marque utilise d’autres plateformes, comme X (anciennement Twitter) et LinkedIn, vous aurez besoin d’une assistance supplémentaire.
Bonne nouvelle : vous avez de la chance ! Avec la boîte de réception sociale de Themelocal, l’ensemble de votre équipe de médias sociaux et de support client peut surveiller, gérer et répondre aux messages sur toutes les plateformes de médias sociaux dans un seul espace.
Vous pouvez stocker des informations sur divers clients afin de ne jamais démarrer une nouvelle interaction en tant qu’étrangers, aidant ainsi les clients à se sentir vus et valorisés. Attribuez des messages et des interactions à certains membres de l’équipe afin que la personne la plus équipée puisse gérer chaque problème spécifique.
Utilisez Themelocal Inbox comme service d’assistance sur les réseaux sociaux, résolvant les messages dès qu’ils ont reçu une réponse et prenant des notes sur les problèmes des clients.
Créez des répondeurs automatiques pour chaque plateforme de médias sociaux que vous gérez avec Themelocal.
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Questions fréquemment posées sur les réponses automatiques sur Instagram
Pourquoi devriez-vous utiliser la réponse automatique d’Instagram ?
La réponse automatique d’Instagram est un excellent moyen de minimiser le temps d’attente pour les questions fréquemment posées. Si vous connaissez les questions courantes de votre public et que vous pouvez fournir une réponse définie, définissez-la comme réponse automatique.
Cela fait gagner du temps à votre équipe et garantit que vos abonnés Instagram n’ont pas à attendre de réponse.
Comment désactiver la réponse automatique d’Instagram ?
Il n’y a pas de bascule marche-arrêt rapide pour la réponse automatique d’Instagram. Au lieu de cela, vous devrez accéder à vos outils de messagerie Instagram et supprimer toutes les réponses aux questions fréquemment posées que vous avez saisies.
Qu’est-ce qu’une réponse enregistrée sur Instagram ?
Une réponse enregistrée est un outil similaire aux réponses automatiques. Au lieu d’être envoyées instantanément, les réponses enregistrées sont simplement stockées dans vos paramètres de messagerie Instagram pour que votre équipe puisse les envoyer manuellement. Cela fonctionne si la question posée par quelqu’un a des réponses différentes selon la période de l’année. Vous pouvez enregistrer les réponses pour une réponse rapide, mais vous ne souhaitez pas que la réponse soit automatique.
Gardez vos clients satisfaits avec des réponses plus rapides aux messages, grâce à Themelocal. Répondez aux questions et aux plaintes, créez des tickets à partir de conversations sociales et travaillez avec des chatbots à partir d’un seul tableau de bord. Voyez-le en action.
