Avec des restrictions mondiales sur les rassemblements en personne, les organisateurs d’événements se sont efforcés de déplacer leurs réunions, rassemblements sociaux et cours en ligne. Les principales plateformes de réunion en ligne de Google, Microsoft et Zoom ont répondu par une vague de nouvelles fonctionnalités et de réductions de prix pour gagner ces nouveaux clients, bien qu’ils aient chacun un objectif différent. Google Meet s’appuie sur Gmail de Google, Microsoft Teams est devenu l’option incontournable pour les entreprises, tandis que Zoom a été adopté par pratiquement tout le monde.
Mais vous n’êtes pas obligé d’utiliser un service tiers – vous avez également la possibilité d’utiliser votre propre site Web. Les plugins de calendrier d’événements WordPress ont commencé à répondre à ce nouveau paysage. Tout d’abord, nous allons caractériser certains des défis uniques du déplacement d’événements en ligne, puis nous plongerons dans quatre bonnes options que vous pouvez utiliser pour organiser des événements en ligne.
Défis des événements en ligne
Les événements présentent un ensemble de défis. Mais lors de la planification et de la gestion d’un événement en ligne, il y en a quelques-uns que vous voudrez garder à l’esprit.
Le fuseau horaire
Lors de la planification d’un événement dans un lieu physique, l’heure est toujours locale. Le concert commence à 20h à Seattle, où que vous soyez dans le monde.
Les choses se compliquent en ligne. Une réunion Zoom peut avoir lieu à New York, mais les participants à Londres et à Hong Kong doivent savoir quand se joindre. Pire encore, votre organisateur d’événements peut être en Nouvelle-Zélande et planifier des événements à Buenos Aires pour les participants au Cap. Chaque calendrier d’événements en ligne doit gérer la zone crépusculaire des fuseaux horaires.
Où est le lien ?
Toutes les plateformes de réunion en ligne fonctionnent en générant un lien à envoyer aux participants de la réunion. Ils cliquent sur le lien pour se joindre. Invariablement, tout le monde ne l’obtient pas, le lien doit être modifié à la dernière minute ou il est enterré dans le courrier électronique.
Les problèmes de sécurité de Zoom ont appris aux organisateurs à faire attention aux liens. Ils doivent être livrés de manière sécurisée et fiable aux seuls participants confirmés.
Mélanger et assortir
Certains événements sont purement en ligne. Certains sont en personne. Certains sont des événements hybrides où les gens peuvent assister à un cours en personne ou se connecter en ligne. D’autres événements encore peuvent être en personne, mais avec une diffusion en direct en ligne.
Un calendrier d’événements doit combiner ces scénarios de manière transparente, afin que les flux d’inscription correspondent au cas d’utilisation. Par exemple, les participants en personne ne devraient pas recevoir de lien de participation et les participants en ligne ne devraient pas recevoir de billets numérisables.
Les meilleurs plugins de calendrier d’événements en ligne
Voici quatre calendriers d’événements qui ont des fonctionnalités ciblées pour résoudre ces problèmes. Nous avons testé toutes les fonctionnalités et vérifié qu’elles sont prêtes pour la production pour votre application.
EventAgent.ai
Nouvellement publié et entièrement natif en ligne, EventAgent.ai offre la meilleure expérience globale en ligne parmi les calendriers généraux. Bien que sa caractéristique distinctive soit le marketing IA basé sur les données pour la promotion automatisée d’événements, il contient également plusieurs fonctionnalités avancées d’événements en ligne et hybrides.
Le calendrier EventAgent.ai détecte le fuseau horaire du visiteur et transfère les événements en ligne à l’heure locale. Ces événements sont clairement marqués dans toutes les vues. Les événements en personne sont affichés dans le fuseau horaire du lieu.
Cela minimise les erreurs de planification. Un New-Yorkais en visite à Seattle sait qu’il doit se présenter pour le yoga à 7 heures du matin. Si elle reste à la maison, Pilates à 11h.
Le protocole de sécurité recommandé par Zoom consiste à mettre en place une salle d’attente Zoom. Il s’agit d’un hall virtuel où l’hôte Zoom contrôle personnellement les participants à leur arrivée. Ceci est très fastidieux pour les hôtes ou les prestataires de services qui ont besoin d’une réceptionniste supplémentaire dans le hall pour vérifier les participants lorsqu’ils entrent dans le hall, tout comme un bureau en personne.
EventAgent.ai propose un contrôle rigoureux au moment de l’enregistrement, afin que cela ne devienne pas un goulot d’étranglement à la porte. Un événement peut être défini sur Modéré, ce qui retarde la confirmation jusqu’à ce que le registraire approuve le participant. EventAgent.ai fournit un ensemble complet d’outils de modération, y compris des réponses personnalisées au formulaire d’inscription et une vue modérateur privée de l’inscription qui comprend des notes sur le participant et son dossier de présence précédent, ce qui est également utile pour vérifier les conditions préalables aux cours.
EventAgent.ai gère les instructions d’arrivée différemment entre les événements en personne et en ligne. Les participants en personne reçoivent un e-mail avec les itinéraires et les instructions d’arrivée 24 heures avant l’heure de début. En ligne, les hôtes modifient souvent l’URL de connexion quelques heures avant l’événement et les participants arrivent à leur ordinateur 5 minutes plus tôt, incapables de trouver le lien. Les participants en ligne ne reçoivent pas le rappel d’itinéraire, mais le lien arrivera dans leur boîte e-mail 30 minutes avant l’heure de début. Cela facilite grandement la fréquentation.
EventAgent.ai adapte l’expérience d’enregistrement au type d’événement. Les événements en personne ont des billets numériques numérisables que les participants affichent sur les téléphones à la porte, tandis que les participants en ligne sont automatiquement enregistrés lorsqu’ils rejoignent la réunion Zoom.
Enfin, EventAgent.ai fournit une véritable synchronisation bidirectionnelle avec Zoom. Modifiez l’heure d’un événement et la réunion Zoom associée se met à jour automatiquement. Si le lien de participation change, le nouveau lien est automatiquement transmis aux participants. Si la réunion est accidentellement supprimée dans Zoom, EventAgent.ai la récupérera si l’événement se déroule comme prévu.
Le calendrier des événements
Le calendrier des événements est le plugin d’événements le plus largement installé et est un élément permanent des 10 premières listes. Il est soutenu par un catalogue impressionnant d’add-ons, ce qui le rend très flexible. Le calendrier des événements : événements virtuels est un module complémentaire récemment publié pour gérer les événements en ligne. Une fois installé, il ajoute la section suivante à l’éditeur d’événements.
Les événements virtuels peuvent se connecter à un compte Zoom ce qui lui permet de créer des liens Zoom depuis l’éditeur d’événements. Lorsque vous enregistrez cet événement, il crée une réunion correspondante dans votre compte Zoom. La plupart des autres options concernent l’endroit où afficher le lien Zoom. L’inclusion du lien dans les e-mails RSVP garantit que seules les personnes enregistrées reçoivent le lien.
Cependant, il ne s’agit pas d’une véritable synchronisation bidirectionnelle. La modification de l’heure de l’événement n’est pas reflétée dans la réunion Zoom, par exemple, laissant la nouvelle heure sans lien Zoom fonctionnel. La suppression de la réunion Zoom ne supprime pas le lien Zoom de l’événement, les gens recevront donc un lien mort. C’est un peu plus qu’un copier-coller pratique du lien.
Le calendrier des événements prend bien en charge les fuseaux horaires. Vous pouvez définir des fuseaux horaires par événement et afficher le fuseau horaire pour les participants. Cependant, ils doivent toujours calculer les heures des événements manuellement en fonction de leur fuseau horaire local.
Calendrier d’événements moderne
Modern Event Calendar est un autre plugin freemium de premier plan. Ils se sont concentrés sur le fait de rendre vos événements en ligne faciles à trouver par les moteurs de recherche. Google a publié un nouveau schéma pour les événements en ligne et déplacés en ligne qui dirigera les visiteurs vers un lien en ligne. Si vous dépendez fortement du référencement pour que les participants trouvent vos événements, il s’agit d’une mise à niveau précieuse.
Le calendrier d’événements moderne permet également aux événements de s’afficher à l’heure locale des visiteurs de votre site. C’est exactement ce que les participants en ligne ont besoin de voir. Cependant, ce n’est pas la bonne approche pour les événements en personne. Un New-Yorkais en visite à Seattle se présenterait à notre concert de 20h à 23h, car c’est l’heure affichée dans son calendrier.
Bookly
Bookly est un plugin d’événement adapté au cas d’utilisation spécifique des individus réservant des rendez-vous avec des prestataires de services. Ce type de flux de travail est mal adapté à un plugin de calendrier standard, il est donc bon de voir que ce modèle attire également l’attention.
Tous les plugins qui offrent l’intégration Zoom nécessitent une connexion à une application Zoom qui est créée à partir du Marché Zoom. Selon le type d’intégration requis par le plugin, la création de l’application fournira une ou deux clés qui doivent être copiées dans les paramètres du plugin. Bookly procède ainsi.
Par la suite, Bookly fournit un jeton pour insérer le lien Zoom dans n’importe quelle vue personnalisée. Cela permet la plus grande flexibilité pour la confidentialité. Le lien peut être affiché après que le visiteur a pris rendez-vous ou envoyé dans un e-mail de confirmation.
Lorsque le fournisseur de services examine les rendez-vous, il dispose d’un bouton pour démarrer la session Zoom dans son tableau de bord, ce qui rend le flux de travail transparent.
Malheureusement, comme The Event Calendar, l’intégration Zoom de Bookly n’est pas bidirectionnelle. Les modifications à partir de Zoom ou de Bookly peuvent entraîner des réunions interrompues.
Bookly ne prend pas en charge les fuseaux horaires. Il n’alerte pas non plus les visiteurs lorsqu’ils consultent le programme à partir d’un fuseau horaire différent de celui du fournisseur de services. Cela peut facilement entraîner des rendez-vous manqués en raison d’erreurs de planification.
Quel plugin est fait pour moi ?
Si vous êtes déjà investi dans l’écosystème The Event Calendar, le plugin Virtual Events est une mise à niveau digne. L’intégration de Zoom automatise la création d’URL de réunion et ses fuseaux horaires flexibles facilitent grandement les choses pour les participants à distance.
Si vous comptez principalement sur les moteurs de recherche pour la découverte d’événements, Modern Event Calendar a la meilleure intégration SEO pour alerter vos participants que les événements ont été déplacés en ligne.
Parmi les nombreux plugins qui ciblent les rendez-vous de service de réservation, Bookly est en tête du peloton avec un flux de travail de bout en bout transparent pour les événements en ligne dans votre fuseau horaire local.
Si vous souhaitez offrir la meilleure expérience aux participants, hôtes et registraires d’événements en ligne et hybrides, EventAgent.ai est la voie à suivre. Ses outils de promotion automatisés intégrés sont un bonus supplémentaire.
Conclusion
Alors que le monde s’ouvre lentement aux rassemblements en personne, nous pouvons être dans une période prolongée d’événements en ligne et hybrides. De nombreuses organisations ont gagné de nouveaux clients en ligne, élargissant leur portée au-delà des communautés locales. La perte de ces nouveaux clients lors de la transition vers les services en personne est une option que beaucoup souhaitent éviter, ce qui nécessite une stratégie en ligne à long terme. Les plugins de cette revue constituent un élément essentiel de cette stratégie.
